직무능력 중심 채용

채용홍보 단계를 제외하면 지원자와 조직 간 본격적인 상호작용의 시작은 지원자가 입사지원서를 작성하는 시점입니다. 입사지원서에는 지원자에 대한 다양하고 상세한 정보가 담길 수밖에 없는데, 조직에서는 이러한 중요한 정보를 어떻게 그리고 얼마나 제대로 활용하고 있는지 점검할 필요가 있습니다.

우리나라에서는 1980년대부터 2014년까지 '스펙 중심 채용'이 이루어졌습니다. 이로 인한 여러 가지 부작용이 사회적으로 이슈화되어 2015년부터 정부 주도로 '직무능력 중심의 채용'이 확산되기 시작했습니다. '스펙 중심 채용' 시기에는 비구조화된 입사지원서가 사용되었는데, 동네 문방구에서 구매할 수 있는 이력서 형태의 입사지원서였습니다. 여기에는 주민등록번호, 주소, 키, 몸무게, 취미, 특기, 종교 등의 항목을 기재해야 했으며, 심지어 요즘 세대에게는 낯선 '본적'이나 '원적'까지 기재하는 양식도 있었습니다. 당시 일부 대기업들은 이를 전산화한 입사지원시스템을 활용했지만, 작성 항목은 크게 다르지 않았습니다. 오히려 학점, 자격증, 영어성적, 봉사활동, 각종 수상경력 등 새로운 항목이 추가되어 지원자들의 부담이 커졌습니다.

당시에는 직무를 수행하는 데 필요한 지식, 기술, 태도, 능력, 경력, 경험을 의미하는 '온 스펙(On-Spec)'과 직무와 무관하거나 불필요한 인적요건인 '오버 스펙(Over-Spec)'의 개념이 보편화되기 전이었습니다. 온 스펙과 오버 스펙을 총망라한 당시의 입사지원서에 한 줄이라도 더 채우기 위해, 지원자들은 다양한 종류의 스펙을 쌓을 수밖에 없었습니다. 2013년 '스펙 초월'이 채용시장에서의 키워드로 부상했고, '핵심직무역량 평가모델 사업'을 통해 태동하기 시작한 '직무능력 중심의 채용'은 2015년 정부 주도의 'NCS 기반 채용 컨설팅 사업'을 통해 공공기관에 우선적으로 확산되었습니다.

바로 이때부터 입사지원서도 직무능력 중심의 면모를 갖추기 시작했습니다. 처음에는 대부분 직무공통 양식이었던 입사지원서가 직무별(또는 모집분야별)로 분리되기 시작했고, 취미, 특기, 종교 등 직무와 무관한 항목들은 최소화되었습니다. 이후 2017년에는 채용에서의 '공정성'을 강화하기 위해 '블라인드 채용'이 도입되면서 입사지원서에서 사진, 성별, 나이 등과 같이 편견과 차별을 야기할 우려가 있는 항목들이 삭제되기 시작했습니다.

직무분석과 입사지원서

직무능력 중심의 입사지원서를 다루기 전에, 조직이 입사지원서를 어떤 목적으로 활용하는지 명확하게 해야 합니다. 공무원 임용 지원자들은 입사지원서 접수 후 곧바로 필기시험에 응시할 수 있습니다. 이는 대한민국 국민에게 공평한 기회를 제공하려는 목적이 크며, 예산이 충분한 일부 대기업이나 공공기관에서도 비슷한 이유로 자기소개서 불성실 작성자만 탈락시키고 나머지 지원자에게 필기전형 기회를 제공합니다.

하지만 대부분의 조직은 제한된 예산 내에서 채용 절차를 완수해야 하므로, 다수의 입사지원자 중 소수의 다음 전형 대상자를 선발하는 서류전형 단계를 거칩니다. '직무능력 중심의 채용'은 서류전형에서도 '직무능력'에 기반한 평가와 판단을 강조하며, 입사지원서는 지원자의 '직무능력'과 관련된 '타당한' 정보를 '적절한' 방법으로 수집하는 것이 목적입니다. 여기서 '타당한' 정보는 온 스펙과 관련된 풍부한 내용이고, '적절한' 방법은 정보 수집의 공정성과 차별금지를 의미합니다.

'타당한' 정보를 수집하려면 지원자에게 입사지원서 작성에 대한 구체적인 가이드를 제공해야 하며, 이를 위해서는 직무분석이 반드시 선행되어야 합니다. 직무분석에는 여러 방법이 있지만, 업무 효율성을 위해 표준화된 직무분석 데이터를 활용할 수 있습니다. 대표적인 방법으로 NCS(국가직무능력표준)를 사용하며, 이는 공공기관에서 널리 사용됩니다.

NCS는 직무별로 능력단위, 지식, 기술, 태도, 직업기초능력, 자격증 등 다양한 정보를 제공하지만, 대부분 텍스트 형태로 기술되어 있어 요약해 곧바로 적용하기에는 다소 어려움이 있습니다. 민간분야에서는 워크넷(Worknet)에서 제공하는 한국직업정보(KNOW: Korea Network for Occupations and Workers)를 활용하는 것이 권장됩니다.

NCS는 직무별로 업무수행능력, 성격, 지식, 흥미, 가치관 등에 대해 수치화된 데이터를 제공하여 입사지원서를 개발하거나 평가기준을 수립할 때 편리하게 활용할 수 있는 장점이 있습니다. 하지만 내용의 풍부함은 다소 부족합니다. NCS나 한국직업정보에서 다루지 않는 추가 직무나 세부 정보가 필요하다면, 미국노동부에서 제공하는 O’NET을 활용할 수 있습니다. NCS, 한국직업정보, O’NET 모두 표준화된 직무분석 정보를 제공하지만, 개별 조직의 특성이 반영되지 않은 한계가 있습니다. 그러나 현업 실무자와 논의해 일부 내용을 수정하면 직무분석을 효율적으로 마칠 수 있습니다.

직무분석을 통해 도출된 직무명세서(Job Specification)에는 직무수행에 필요한 KSAO(지식, 기술, 태도, 능력)가 포함됩니다. 입사지원서는 이러한 정보를 수집할 수 있도록 구성되어야 합니다. 예를 들어, '교육사항' 항목에서는 직무 관련 지식에 대한 교육 이수 경험과 내용을 작성하도록 하고, '자격사항'에서는 직무 관련 기술과 관련된 자격증을 제시할 수 있습니다. 이를 통해 조직은 지원자가 직무에 얼마나 관심을 갖고 성실하게 준비해 왔는지 평가할 수 있습니다.

또한 '경력사항'과 '경험사항'을 통해 지원자가 직무와 관련된 경험이 있는지 확인할 수 있습니다. 아직도 많은 입사지원서는 모든 경력과 활동을 작성하도록 하지만, 이를 직무 관련 내용으로 한정하면, 해당 직무에 대한 지원자의 관심과 준비 정도를 파악할 수 있습니다. 이를 통해 조직은 업무에 대한 기대와 실제 업무 간의 괴리가 적은 지원자를 선발하고, 신규 입사자의 조기 퇴사율을 줄일 수 있습니다.

다음으로 ‘적절한’ 방법으로 정보를 수집하기 위해서는 입사지원서에 편견이나 차별을 야기할 수 있는 항목이 포함되어 있는지 점검해야 합니다. 특히 간접적으로 드러날 수 있는 항목에도 주의를 기울여야 합니다. 예를 들어 특정 성별이 진정직업자격(Bona Fide Occupational Qualification, BFOQ)이 아님에도 불구하고 병역사항이 포함되어 성별을 추정할 수 있거나, 연령제한이 없음에도 출생년도나 고등학교 졸업연도가 포함된 경우가 있습니다. 이러한 경우 해당 항목을 삭제하는 것이 좋습니다. 이와 유사한 이유로 자기소개서에서 흔히 묻는 ‘성장배경’도 블라인드 채용에 위배될 가능성이 높으므로 묻지 않는 것이 좋습니다. 대신 조직과 직무에 대한 ‘지원동기’와 조직의 ‘인재상’ 관련 내용을 경험 중심으로 기술하도록 하면, 서류전형뿐만 아니라 시간적 제약이 있는 면접전형에서도 효율적으로 활용할 수 있습니다.

자기소개서를 포함한 입사지원서의 모든 항목을 구성한 후에는 직무분석 결과에 근거해 평가기준을 수립해야 합니다. 이는 크게 ‘정량평가’와 ‘정성평가’로 나눠서 평가기준을 만들 수 있는데, 객관적이고 증빙 가능한 내용은 ‘정량평가’로, 주관적이고 증빙이 어려운 내용은 ‘정성평가’로 접근할 수 있습니다. ‘정량평가’의 배점이나 계산 방식은 직무분석을 통해 도출된 KSAO 중 중요한 내용이 더욱 크게 반영되도록 해야 하며, 직무별로 평가기준을 달리 설계해 직무의 특수성을 반영해야 합니다. ‘정성평가’는 훈련된 평가자나 실무관리자가 주로 수행하며, 평가자 간 신뢰도와 평가의 타당도를 높이기 위해 평가기준과 척도를 가능한 한 구체적으로 정의해야 합니다. 이러한 과정을 모두 거치면, 입사지원서와 서류전형을 ‘구조화했다’고 표현할 수 있습니다.

직무능력 중심 채용의 현황

우리나라의 채용은 현재 공공분야와 민간분야가 서로 다른 양상을 보입니다. 공공분야에서는 2015년 정부 주도의 'NCS 기반 채용 컨설팅 사업'을 기점으로 긍정적인 변화가 많이 있었습니다. 입사지원서를 포함한 필기전형과 면접전형에서 평가방식과 평가기준이 구조화되었고, 이를 통해 '정확한 선발 결정 가능성의 최대화'라는 공정채용의 첫 번째 요건을 갖추기 시작했습니다. 또한, 2017년부터는 블라인드 채용이 도입되면서 '차별적 판단 가능성의 최소화'라는 공정채용의 두 번째 요건도 갖추게 되었습니다. 그러나 최근 공공분야 채용에서는 '차별적 판단 가능성의 최소화'가 지나치게 강조되는 경향이 있습니다.

예를 들어, 절차적 공정성의 명목으로 서류 정성평가를 외부 평가위원에게 전적으로 맡기는 경우가 많아지고 있습니다. 외부 평가위원은 다양한 조직에서 평가 경험을 가지고 있지만, 해당 조직의 조직문화와 인재상에 대해서는 내부 현직자만큼 이해하지 못할 수 있습니다. 이러한 이유로 일부 공공기관은 민원이나 감사 지적을 피하려고 외부 평가를 도입하고, 블라인드 채용을 명목으로 입사지원서를 지나치게 간소화하는 경우도 있습니다. 이는 서류전형뿐 아니라 면접전형에서도 평가가 어려워지는 요소가 될 수 있습니다.

반면, 민간분야에서는 현실적인 어려움으로 '직무능력 중심의 채용' 도입에 미온적인 분위기가 있습니다. 그 이유는 크게 세 가지입니다. 첫째, 대부분의 중소기업에서는 직무분석조차 제대로 수행되지 않아 '직무능력 중심의 채용'을 도입하기 어려운 경우가 많습니다. 둘째, '직무능력 중심의 채용'이 정부 주도로 NCS를 기반으로 추진되면서 민간기업에서는 NCS 활용에 대한 부담과 오해가 있을 수 있습니다. 셋째, 블라인드 채용을 강조하면서 입사지원서에 출신학교, 최종학력, 외국어성적, 자격증 등을 기재하는 것이 차별이라는 잘못된 인식을 조성했을 수 있습니다.

이로 인해 민간분야에서는 여전히 직무 공통의 입사지원서 양식을 사용하거나, 취업포털에서 개인이 작성한 이력서 양식 또는 헤드헌팅 업체가 제공하는 기존 양식을 그대로 사용하는 경우가 많습니다. 동일 직무에 대한 인재를 채용할 때 입사지원서가 구조화되어 있지 않으면, 직무능력 중심의 공정한 채용을 실현하기 어렵습니다. 다수의 지원자를 일관된 기준으로 평가하기 어려우며, 평가자들의 주관적 판단에 크게 의지할 수밖에 없기 때문입니다. 민간분야는 그동안 이러한 문제점을 해결하기 위해 필기전형과 면접전형의 체계화를 고민하고 실제로 과거에 비해 발전된 성과를 보였지만, 앞으로는 서류전형의 구조화와 체계화에도 더 많은 노력이 필요합니다.

어떻게 개선해야 하나

공공분야와 민간분야는 서로 다른 양상을 보이지만, 공통적으로 적용할 수 있는 개선 방안이 있습니다. 가장 먼저 해야 할 일은 현재 활용 중인 입사지원서 항목이 직무분석 결과에 기반한 것인지 점검하는 것입니다. 직무 관련 KSAO를 도출했다면, 그와 관련된 정보를 수집할 수 있도록 입사지원서 항목을 구성해야 합니다. 그러나 직무능력을 검증하려고 입사지원서 항목을 무작정 늘리는 것이 아니라, 서류전형을 위해 꼭 필요한 최소한의 ‘타당한’ 정보를 요구해야 합니다.

다음으로, 입사지원서에 직무능력과 무관한 항목이 포함되어 있는지 반드시 점검해야 합니다. 이는 블라인드 채용이 정착된 공공분야보다 민간분야에서 더 중요합니다. 왜냐하면, 민간분야에서는 차별금지에 대한 방어책인 '사업적 필요성 입증'이 점점 더 요구될 것이기 때문입니다. 한편, 공공분야에서는 블라인드 채용을 위해 지나치게 방어적인 관점으로 입사지원서 항목을 구성하지 말고, 직무능력을 검증하기 위해서는 다양한 항목이 추가될 수 있도록 해야 합니다.

다음으로, 서류전형의 평가기준이 직무별로 맞춤 설계되어 있는지 점검해야 합니다. 공공기관에서는 '교육사항'과 '자격사항'에 대해 정량평가를 적극 도입하고, 필요에 따라 '경력사항', '외국어성적', '출간논문' 등을 활용하고 있습니다. 과거의 정량평가 데이터(개인식별정보 제외)를 보유하고 있다면, 이를 이후 전형 및 입사 후 평가결과와 종합적으로 분석해 평가기준을 더 정밀하게 다듬는 작업을 수행해야 합니다.

또한, 최근 AI 기술의 발전으로 정성평가 방식에도 많은 변화가 생기고 있습니다. 기존에 많은 지원자의 자기소개서를 모두 읽고 평가하기 어려웠던 조직에서는 AI 기술을 활용해 적정 배수의 지원자를 한 번 걸러낸 후에 평가자를 투입하는 방법도 있습니다. 이를 통해 평가시간이 단축되고 평가자의 부담이 줄어들어, 결과적으로 지원자 한 명 한 명을 더 정확하게 평가할 수 있습니다.

마지막으로, 공공분야와 민간분야 모두 기존에는 서류전형에서 스크리닝 아웃(Screening-Out)의 역할을 강조했지만, 앞으로는 서류전형에서도 셀렉트 인(Select-In)의 역할이 중요해질 것입니다. 민간분야는 이미 수시채용 중심으로 상당 부분 전환되었으며, 공공기관도 직무 중심의 채용이 확대되면서 수시채용이 늘어날 가능성이 높습니다. 수시채용에서는 지원자의 수가 적고, 그중에서 조직 기준에 부합하는 지원자만 합격하기 때문에 절대평가 방식이 주로 적용될 것으로 예상됩니다.

제대로 된 절대평가를 위해서는 평가기준을 더 섬세하게 설정해야 합니다. 서류전형에서 입사지원서는 그 조직의 얼굴이므로, 지원자들이 불합리하다고 생각되는 부분에 대해 적극적으로 이의를 제기할 수 있습니다. 사회적으로는 대규모 공채 중심에서 소규모 직무별 수시채용으로 전환되고 있습니다. 조직 입장에서는 다행스럽게도 과거에 비해 직무분석에 필요한 정보를 수집하기가 많이 수월해졌고, IT 기술의 발전으로 보다 효율적인 채용방식을 도입할 수 있게 되었습니다. 이러한 변화는 지금까지 입사지원서를 입사신청서의 역할에 국한해 사용했던 조직이 채용 과정에 대해 더 진지한 고민이 필요하다는 것을 시사합니다.

최근 직무분석의 중요성은 더욱 부각되고 있습니다. 인사담당자 여러분들은 입사지원서와 서류전형을 직무 중심으로 구조화하는 과제를 고민하고 계실 텐데요. 이를 위해서는 입사지원서의 구성부터 평가기준의 정교화까지 전반적인 재검토가 필요합니다. 특히, 직무분석 결과에 기반한 항목을 설정하고, 직무능력과 무관한 요소를 제거하는 작업이 필수적입니다. 그러나 이러한 작업은 시간과 노력이 많이 들며, 내부 리소스만으로 해결하기 어려울 때가 많습니다.

이러한 고민에 대한 해결책으로, AI를 활용한 직무능력 분석을 검토해볼 수 있습니다. AI는 정성평가의 효율성을 높이고, 불필요한 편견을 최소화하는 데 도움을 줍니다. 인공지능 기술을 활용하면 대량의 지원자를 빠르고 정확하게 분석할 수 있어 평가자의 부담을 줄이고, 지원자에 대한 공정한 평가를 가능하게 합니다. 또한, 기존에는 어려웠던 데이터 분석을 통해 서류전형의 평가기준을 더욱 정교하게 다듬을 수 있습니다.

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Write 이도연 (제네시스랩 HR사업개발)
Review & Edit 최성원 (제네시스랩 마케팅)